Privacy Statement

AVG (algemene verordening gegevensbescherming)

STICHTING DE KEMPEN SPECIALS TE EERSEL (2018)

In het kader van een meldpunt kunnen betrokkenen zich wenden tot Corrie Driessen (voorzitter) Zij treedt op als coördinator van een mogelijk geschil en treedt in contact met iedereen die dit aan gaat.

BINNEN DE KEMPEN SPECIALS WORDEN PERSOONSGEGEVENS VERZAMELD MET ALS DOEL;

  • overzicht te hebben van lidmaatschap deelnemers (KIDS-TEENS)
  • overzicht te hebben van vrijwilligers en stagaire ‘s
  • naam en telefoon nummer beschikbaar te hebben tijdens activiteiten (in geval van calamiteiten of niet tijdig aanwezig zijn, navraag doen)
  • de organisatie met betrekking tot de activiteiten
  • flyers versturen naar de deelnemers, vrijwilligers, stagaire ’s om de activiteiten door te geven dan wel door te geven als een activiteit niet doorgaat
  • aan organisatie ’s die activiteiten van Stichting De Kempen Specials publiceren
  • te kunnen communiceren met deelnemers/ ouders/ verzorgers
  • om Verjaardags post per mail te sturen
  • mutaties te kunnen wijzigen in het deelnemers/vrijwilligersbestand
  • om overige informatie om te kunnen communiceren met deelnemers/ouders /verzorgers mbt Stichting De Kempen Specials

Wat verzamelen wij aan privacy gevoelige informatie;

  • bij minderjarigen (jonger dan 18 jaar) beheren wij naam deelnemer/ster leeftijd, woonplaats, bijzonderheden die in geval van calamiteiten noodzakelijk zijn voor ons ( b.v epilepsie, diabetes, allergieën ) mailadres ouders/ verzorgers en telefoon nr.
  • bij de volwassenen (vanaf 18 jaar) naam, leeftijd, woonplaats, telefoon nr., bijzonderheden die noodzakelijk zijn in geval van calamiteiten van de deelnemers ( b.v epilepsie, diabetes, allergieën etc.) het mailadres evt. het mailadres van ouders en tel. nr. ouders

Deze gegevens worden door de deelnemer/ster zelf doorgegeven bij aanmelding van onze organisatie. Wij gaan er vanuit dat men dan akkoord gaat/toestemming geeft, dat dit in ons bestand wordt opgenomen (immers ouders/deelnemers/ verzorgers zijn op de hoogte hiervan)

OPSLAG VAN DE GEGEVENS, INZAGE, VERWERKING

De informatie wordt opgeslagen bij onze webmaster Get Praut (Maatwerk IT en coaching) te Westerhoven . Dit onder toezicht van Bert Brekelmans (directeur/eigenaar).
Zij verzorgen voor ons ICT en secretariaat in een beveiligde omgeving en zorgen er voor dat uw gegevens beschermd worden tegen ongeoorloofd gebruik

De informatie is ter inzage voor;

  • Corrie Driessen (voorzitster en coördinerende taak)
  • Bert Brekelmans directeur Get Praut (ICT en secretariaat) en alle werknemers van Get Praut die alle mailing, deelnemerslijsten, flyers, post en de website voor Stichting De Kempen Specials verzorgen/ versturen

Bij E-mails die aan groepen van deelnemers worden verzonden zullen de namen in de BBC worden geplaatst.

Wijzigingen in de informatie (aanmeldingen/ afzeggingen /overig) worden door Corrie Driessen verzameld en aan Get praut doorgegeven, zodat zij de wijziging kunnen doorvoeren. Indien noodzakelijk worden ook de vrijwilligers/sters op de hoogte gebracht.

Alle informatie mbt. de deelnemers/ ouders worden bewaard zolang men lid is van Stichting De Kempen Specials.
Bij beëindiging van het lidmaatschap (doorgegeven via mail) zal deze informatie worden verwijderd/ vernietigd.
De mailing van opzegging zal nog een jaar worden bewaard als bewijs van opzegging.

Ouders hebben recht op;

  • inzage in hun eigen gegevens
  • recht op rectificatie en of aanvulling
  • recht zich tegen verdere verwerking te verzetten

DE WEBSITE;

De website wordt gebruikt als informatie medium voor leden en overige geïnteresseerden.

De website bevat persoonsgegevens in de vorm van foto ‘s. Hiervoor is toestemming gevraagd van betreffende deelnemers,ouders,verzorgers.
Toestemming wordt gevraagd via het tekenen en retourneren van een formulier bij het aangaan van het lidmaatschap (toestemming ouders van minderjarigen).
Deze informatie wordt bewaard zolang deelnemers in ons bestand staan, maar kunnen altijd gewijzigd worden.

Bij activiteiten worden foto ’s gemaakt van deelnemers die toestemming hebben gegeven, deze worden mogelijk op de website geplaatst.
Regelmatig komen er nieuwe foto’s op de site!

PERSOONSGEGEVENS TIJDELIJK BEKEND BIJ VRIJWILLIGERS;

Bij het organiseren van activiteiten outdoor zal alle benodigde informatie (naam, tel.nr. bijzonderheden) van de deelnemers worden gemaild aan de vrijwilligers die de betreffende activiteit organiseren. Deze informatie is nodig om de organisatie goed te laten verlopen, en in geval van calamiteiten / niet aanwezig zijn te kunnen handelen.

Afspraak met vrijwilligers : GEGEVENS WORDEN VERWIJDERD UIT HUN MAIL NA ELKE ACTIVITEIT!

Een bestuurslid of vrijwilligster die data verliest, meldt dit bij de voorzitster . Deze bepaald hoe hierin binnen de wettelijke regels te handelen.
Indien er een inbreuk ivm persoonsgegevens heeft plaatsgevonden, meldt de voorzitster dit indien mogelijk uiterlijk 72 uur nadat zij er kennis van heeft genomen, aan de autoriteit persoonsgegevens.

Alle aan ons toevertrouwde gegevens zullen alleen gebruikt worden voor mailings vanuit onze organisatie.
Deze zullen nooit aan derden verstrekt worden!

Stichting De Kempen Specials
Corrie Driessen,
Eersel mei 2018